Resumen de Integració sistèmica de la gestió de documents i arxiu a l’organització: un estudi de cas
Aquest estudi investiga les interaccions de l’estructura de l’organització amb la gestió de la informació i la seva avaluació.
L’objectiu de la gestió de la informació en aquesta investigació inclou la gestió de documents i arxiu, el sistema que s’implanta i es desenvolupa en l’organització i la seva avaluació. Per dur-lo a terme, se centra l’anàlisi en la integració sistèmica de la gestió de documents i arxiu a l’organització. Per a l’anàlisi es realitza a partir de l’estudi de cas de l’SGD de la Universitat de Lleida (UdL).
L’estudi de cas de l’SGD de la Universitat de Lleida (UdL) demostra com s’implementa, se segueix i es desenvolupa l’SGD, en què la gestió de documents i arxiu proporciona la informació i l’evidència de l’activitat de l’organització i com construeix la memòria de la Universitat; com l’estructura de l’organització i de poder repercuteix en l’evolució d’aquest SGD; com la metodologia de l’administració per objectius orienta a través d’indicadors l’obtenció de resultats; l’com l’SGD s’implanta, se segueix i es desenvolupa partint de les normes ISO en gestió de documents i arxiu, tenint-ne en compte els principis com a variables, i com les característiques de l’estructura de l’organització i poder són variables d’influència en el desenvolupament de l’SGD en la Universitat, en què conviuen el món analògic i el món digital de manera integrada.
A través de l’avaluació de l’SGD de la Universitat de Lleida, i de la influència que exerceixen els models d’estructura organitzativa, s’explora i s’experimenta com és aquest SGD i com ha d’anar evolucionant per ser el sistema complet d’informació per a l’organització, en què tots els documents del sistema compleixin les característiques d’autenticitat, fiabilitat, integritat i usabilitat, com a evidència de la seva activitat per al retiment de comptes, la transparència i la transferència a la societat. S’ha elegit aquest estudi de cas perquè la universitat com a organització és completa en el sentit que, com a administració pública, gestiona tota la seva informació. L’autonomia de gestió que té de gestió la fa equiparable a altres empreses o organitzacions i, per tant, és extrapolable. L’SGD és part d’aquesta estructura.
Este estudio investiga las interacciones de la estructura de la organización con la gestión de la información y su evaluación.
El objetivo de la gestión de la información en esta investigación incluye la gestión de documentos y archivo, y el sistema que se implanta y desarrolla en la organización y su evaluación. Para llevarlo a cabo, se centra en el análisis de la integración sistémica de la gestión de documentos y archivo en la organización. El análisis se realiza a partir del estudio de caso del SGD de la Universidad de Lleida (UdL).
El estudio de caso del SGD de la Universidad de Lleida (UdL): demuestra cómo se implementa, se sigue y se desarrolla el SGD, en el que la gestión de documentos y archivo proporciona la información y la evidencia de la actividad de la organización y cómo construye la memoria de la Universidad; cómo la estructura de la organización y de poder repercute en la evolución de este SGD; cómo la metodología de la administración por objectivos orienta, a través de indicadores la obtención de resultados; cómo el SGD se implanta, se sigue y se desarrolla en base a las normas ISO en gestión de documentos y archivo, como ISO 15489 e ISO 30301, teniendo en cuenta los principios como variables; y cómo las características de la estructura de la organización y poder son variables de influencia en el desarrollo del SGD en la Universidad, en la que conviven el mundo analógico y digital de manera integrada.
A través de la evaluación del SGD de la Universidad de Lleida, y de la influencia que ejercen los modelos de estructura organizativa, se explora y experimenta cómo es este SGD y cómo debe ir evolucionando para ser el sistema completo de información para la organización, en la que todos los documentos del sistema cumplan las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad, como evidencia de su actividad para la rendición de cuentas, la transparencia y la transferencia a la sociedad. Se ha elegido este estudio de caso porque la universidad como organización es completa en el sentido de que, como administración pública, gestiona toda su información. La autonomía de gestión que tiene la hace equiparable a otras empresas u organizaciones y, por tanto, extrapolable. El SGD forma parte de esta estructura.
This study examines the interactions of organizational structure with information management and evaluation.
The objective of the information management in this study includes records and archive management as the system that is implemented and developed in an organization, as well as its evaluation. To carry it out, the analysis focuses on the systemic integration of records and archive management into the organization To this aim, it focuses on a case study, the records and archive management system at the University of Lleida (UdL).
This case study of the University of Lleida EDRMS ( which includes documents, records and archive) demonstrates how the EDRMS is implemented, continued and developed, how records and archive management provide the information and evidence of the activity of the organization and how to build the memory of the University, how the structure of the organization and power affects the evolution of this EDRMS, how the methodology of the administration by objectives orientates through indicators the obtaining of results, the way the EDRMS is implemented, continued and developed based on ISO standards in records such as ISO 15489 and ISO 30301 taking into account principles as variables, and how the characteristics of the structure of the organization and power are influence variables in the development of the EDRMS in the organization, where the analog world and the digital world coexist in an integrated way.
The characteristics of the EDRMS at the University of Lleida and the way it should evolve in order to be the complete information system for the organization is explored and tested through its evaluation and through the influence of organizational structure models, in which all the records of the system must be authentic, reliable, complete and usable as evidence of its activity for accountability, transparency and the transfer of memory to society. This case study has been chosen because the university as an organization is complete in the sense that –as a public administration body – unlike other administrations, it manages all of its information. Its management autonomy makes it comparable to other enterprises or organizations and can therefore be extrapolated.
