Implementação de um modelo de avaliação e gestão de riscos no Arquivo Nacional Torre do Tombo-Portugal: conservação e gestão de fundos documentais
- Autores: Luis Filipe Raposo Pereira
- Directores de la Tesis: Julio Cerdá Díaz (dir. tes.), João Coroado (codir. tes.)
- Lectura: En la Universidad de Alcalá ( España ) en 2014
- Idioma: portugués
- Tribunal Calificador de la Tesis: Purificación Moscoso Castro (presid.), Ana Isabel Extremeño Placer (secret.), Giselia Martins Felicio (voc.), Concepción Mendo Carmona (voc.), Antonio Carpallo Bautista (voc.)
- Materias:
- Enlaces
- Resumen
- español
La presente tesis tiene como objeto el desarrollo de un modelo de gestión en el área de la conservación documental, tomando como referencia un trabajo de campo realizado en el Arquivo Nacional Torre do Tombo (ANTT). Es un trabajo de investigación donde se entrecruzan conceptos y metodologías de las áreas de Conservación-Restauración, Ciencias Documentales y Gestión de las organizaciones.
Este proyecto, iniciado en 2006, comenzó a gestarse durante el trienio 2006-2009 en el ANTT. El resultado fue la elaboración de un documento interno sobre la monitorización ambiental y el inventario de riesgos relacionados con el deterioro biológico, permitiendo sistematizar la información producida en ese contexto, registrar el patrón evolutivo observado y presentar propuestas de intervención orientadas a la reducción o resolución de los procesos de deterioro detectados.
La segunda fase del proyecto tuvo como resultado el documento que ahora se presenta, habiéndose definido como objetivos la extensión del proceso de análisis a todos los riesgos que intervienen en el deterioro de la documentación, la cuantificación de los mismos y las estrategias para su tratamiento. Paralelamente, y buscando responder a la ausencia de un marco estratégico en la institución en el área de la conservación, se marcó como objetivo definir un modelo de gestión en ese ámbito, intentando adaptar los presupuestos funcionales del área a las exigencias asociadas al tratamiento técnico que exige la documentación.
En el diseño metodológico se ha tenido en cuenta el marco normativo asociado a la evaluación y gestión de riesgos, y se corresponde a cinco fases distintas: contextualización, identificación de riesgos, análisis de riesgos, evaluación de riesgos y tratamiento de riesgos. Esta metodología permitió desarrollar una perspectiva integrada de los principales riesgos identificados con la realidad de la institución, así como la relación que se establece con los agentes de deterioro. Al mismo tiempo, se elaboró un sistema de información que ha permitido definir un modelo de Gestión para el ANTT.
En definitiva, la presente tesis aporta un modelo que utiliza una innovadora metodología de análisis, que, a pesar de centrarse en el área de la conservación, integra conceptos que se proyectan en el ámbito de las Ciencias Documentales y de la Gestión de las organizaciones. El resultado final deberá ser la optimización y mejora de funcionamiento de la institucion, y en particular, facilitar el acceso de un modo seguro y garantizado a los fondos documentales que conserva la organización.
- English
This thesis focuses on developing a management model in the area of conservation in Arquivo Nacional Torre do Tombo (ANTT). By promoting the convergence of a series of knowledge referentials, the thesis intercrosses concepts and methodologies of the areas of conservation-restoration, documental science and management.
This project begins in 2006 and is developed in the period between 2006-2009 in ANTT. Out of the work of environmental monitoring and risk assessment related to biological deterioration, resulted the production of an internal working document, which allowed for: the systematization of information emerging out of the process; recording of the detected evolving pattern and formulation of intervention proposals with the goal of mitigating/solving the respective deterioration processes.
The second phase of the project, corresponded to the recording on this thesis, of the evolution of the initial project, setting the goals in the extension of the analysis process to all risks involved in the deterioration of documentation, as well as their quantification and corresponding treatment strategies. Besides that, and also trying to come to terms with the absence of a strategic conservation framework in the institution, it proposes the definition of a management model within that scope, at the same time able to conjugate the functional nature of this area and the documental demands inherent to information processing and disclosure.
The applied methodology followed the standards on evaluation and risk management, corresponding to 5 distinct steps: contextualization; risk identification; risk analysis; risk evaluation; risk handling. The systemic approach allowed the building of an integrated perspective of the major risks identified in the operative organism of the institution and its relations with the deterioration agents. Besides that, by producing an articulated process handling, the creation of an individually focused information system has been achieved, enabling the definition of a broad management model for the ANTT.
Pioneering a new approach of evaluation and risk management for documental institutions – with the already mentioned scope – this thesis enables the definition of a model with a grasp on a new analysis method focused on integrated processes and decision levels, that although centered on the area of conservation, binds concepts for the area of Documental Science and Management. This translates into a functional optimization of the institutions, with gains in the access to documental contents, their preservation and the definition of resources and management procedures.
- português
A presente tese centra-se no desenvolvimento de um modelo de gestão na área da conservação, no Arquivo Nacional Torre do Tombo (ANTT). Promovendo a convergência de um conjunto de referenciais epistemológicos, nela se cruzam conceitos e metodologias das áreas da Conservação-Restauro, Ciências Documentais e Gestão.
O início deste projecto acontece em 2006, e fundamenta-se no período correspondente a 2006-2009, no ANTT. Resultando na produção de um documento interno centrado na monitorização ambiental e levantamento de riscos relacionados com a deterioração biológica, permitiu sistematizar a informação produzida nesse contexto, registar o padrão evolutivo verificado, e avançar com propostas de intervenção com vista à mitigação/resolução dos respectivos processos de deterioração.
A segunda fase do projecto traduziu a evolução para o documento que se apresenta, tendo-se definido como objectivos a extensão do processo de análise a todos os riscos que intervêm na deterioração da documentação, a quantificação dos mesmos e estratégias de tratamento. A par disso, e procurando responder à ausência de um enquadramento estratégico na instituição, na área da conservação, propôs-se definir um modelo de gestão nesse âmbito, que articule os pressupostos funcionais da área, com as exigências documentais associadas ao tratamento informativo e divulgação da documentação.
A metodologia aplicada reproduziu o enquadramento normativo associado à avaliação e gestão de riscos, correspondendo a 5 fases distintas: contextualização; identificação de riscos; análise de riscos; avaliação de riscos; tratamento de riscos. Assente numa abordagem sistémica, permitiu conferir uma perspectiva integrada dos principais riscos identificados na realidade operativa da instituição, e a relação que estabelecem com os agentes de deterioração. A par disso, e ao reproduzir um encadeamento processual articulado, resultou na criação de um sistema de informação de sentido individualizado, que permitiu definir de uma forma transversal um modelo de Gestão para o ANTT.
Traduzindo a primeira abordagem em instituições documentais – com a abrangência descrita – na área da avaliação e gestão de riscos, a presente tese permite definir um modelo que enquadra uma nova metodologia de análise centrada em processos integrados, e em níveis de decisão, que apesar de centrados na área da conservação, integram conceitos que se projectam no âmbito das Ciências Documentais e Gestão. Este aspecto traduz-se na optimização funcional das instituições, com repercussões no acesso aos conteúdos documentais, preservação dos mesmos, e definição de recursos e procedimentos de Gestão.
- español
