Resumen de Diagnóstico del sistema de gestión documental en el hospital Natalia Huerta de Niemes Rocafuerte-Ecuador

Coraima Katherine Montes Mesías, Lila María Saltos Catagua, Juan Manuel Gómez Mieles

• español

  La gestión documental es el proceso elemental para la adecuada organización de los documentos aplicando técnicas y normas estandarizadas. El objetivo de esta investigación es evaluar el sistema de gestión documental y organización de archivo del hospital Natalia Huerta de Niemes, del cantón Rocafuerte provincia de Manabí-Ecuador, considerando que los documentos constituyen evidencia fiel de los procesos de esta casa de salud. Para el desarrollo de la investigación se realizó un estudio descriptivo con enfoque cualitativo, que permitió abordar las características principales del sistema desde su funcionamiento y aplicación de procesos y procedimientos para el manejo del acervo documental. Para la revisión bibliográfica se aplicó el método de análisis documental mediante la revisión de los supuestos teóricos en el abordaje del tema. El muestreo es no probabilístico, de carácter intencional, a través de la técnica de la entrevista estructurada realizada al personal que labora en el archivo. Para la obtención de datos se elaboró una ficha de observación con ítems que identifican los procedimientos que se desarrollan. Entre los principales resultados se destaca la carencia de instrumentos normalizados que guíen el proceso de gestión documental, por consiguiente, se precisa elaborar política de gestión documental, manual de procedimiento, instructivos para mantenimiento y preservación de la información que genera este nosocomio. Se concluye que es necesario que la institución cuente con personal profesional en área específica; se sugiere que las autoridades destinen recursos humanos, financieros, técnicos y tecnológicos para una gestión eficaz y eficiente en el manejo de su fondo documental.

• English

  Document management is the elementary process for an adequate organization of documents applying standardized techniques and norms. The objective of this research is to evaluate the document management and file organization system of the Natalia Huerta de Niemes hospital, in the Rocafuerte canton in the Manabí-Ecuador province, considering that the documents constitute faithful evidence of the processes of this health home. For the development of the research, a descriptive study with a qualitative approach was carried out, which allowed addressing the main characteristics of the system from its operation and application of processes and procedures for the management of the documentary heritage. For the bibliographic review, the documentary analysis method was applied by reviewing the theoretical assumptions in the approach to the subject. The sampling is non-probabilistic, it is intentional, through the technique of the structured interview carried out with the personnel that works in the archive, to obtain data, an observation sheet was prepared with items that identify the procedures that are developed. Among the main results, the lack of standardized instruments that guide the document management process stands out, therefore, it is necessary to develop a document management policy, procedure manual, instructions for maintenance and preservation of the information generated by this hospital, it is concluded that it is necessary for the institution to have professional personnel in a specific area; It is suggested that the authorities allocate human, financial, technical and technological resources for an effective and efficient management of their documentary collection.