Resumen de Critical success factors for suitable implantation of EPM (Enterprise Project Management) systems within an organization

Vicente Rodríguez Montequín, Joaquín M. Villanueva Balsera, María Teresa Rodríguez Montequín, Cristina Alonso Álvarez

• español

  Un sistema EPM (Enterprise Project Management) brinda tecnologías para clientes y servidores basadas en la Web para permitir a una organización gestionar proyectos a nivel corporativo. En los últimos años muchas organizaciones han implantado herramientas pertenecientes a esta categoría, pero en muchos casos sin el éxito esperado. Este artículo analiza, basándose en la experiencia acumulada de los autores, los factores críticos de éxito que proporcionan un resultado satisfactorio.

  Los pilares sobre los que se sustenta una satisfactoria implantación son de tipo organizacionales, de aprendizaje y tecnológicos. Por un lado es necesario que los directivos desarrollen la estrategia operacional para una implantación de este tipo, por lo tanto se necesita liderazgo e implicación de la alta dirección. La estrategia debe estar alineada con los objetivos y la forma de proceder de la organización. Por otro lado, un sistema de este tipo supone un cambio en la forma de trabajar de las personas, por lo tanto son de vital importancia todos aquellos factores relacionados con la gestión del cambio. Es necesario también un esfuerzo en formación para la utilización de las nuevas herramientas, y una difusión cómo mejorará la gestión de los proyectos. Por último, desde el punto de vista tecnológico, el nuevo sistema tiene que proporcionar la infraestructura para dar soporte a la gestión de los proyectos de la organización. Este soporte tecnológico debe tener en cuenta agentes externos a la organización, permitiendo el acceso y la comunicación con contratistas, clientes y otros. Por último, el acceso a la información tiene que estar perfilado para cada grupo de usuarios. Dentro de una implantación de este tipo el criterio de éxito o fracaso es muy subjetivo. Es necesario establecer unos criterios para medirlo. Como conclusión final se observa que los factores más importantes son los humanos y organizacionales por encima de los tecnológicos.

• English

  An EPM (Enterprise Project Management) solution provides an infrastructure for project management based on Web, strengthening collaboration and accountability among all levels of the organization. During the last years, many organizations have implanted this kind of tools, but not always successfully. This paper studies the key successful factors for this kind of projects, based on the empirical experience of the authors (engineering firms, public affairs and small companies) and the literature review.

  The pillars for a successful implementation are based on organization, learning and technology aspects. Executives develop business and operational strategies for the implementation, so leadership and top management engagement is needed. The strategy must be aligned with the operational process and the organization goals. Additionally, an EPM solution means a change in the way people do things, so change management aspects must be considered. The system has to be promoted among the users and extra effort is also needed with regard to training for the new tools. Finally, from the technological point of view (focus), the new system should provide the infrastructure and tools to support the project management strategy. The technological focus should consider all the system stakeholders, such as executives, customer and contractors. Finally, the access to the information should be customized for every user profile (executives, managers and team members).

  Within this kind of implementations, the success or fail criteria should be established previously to the implementation, considering tangible indicators, according to the organization goals.

  Finally, as final conclusion, it has to be noted that human and organizational aspects are over technical aspects.