Informatización y Digitalización de Archivos Nobiliarios en la Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional

• Autores: Rosario García Aser, Aránzazu Lafuente Urién
• Localización: La historia en una nueva frontera / coord. por Francisco José Aranda Pérez, Porfirio Sanz Camañes, Francisco Fernández Izquierdo, 2000, ISBN 84-8427-041-6
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Data processing and Digitizing of Nobility Archives: the Nobility Section of the Archivo Histórico Nacional
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• Resumen
  • español

    Desde hace aproximadamente dos años y medio comenzamos a trabajar con la aplicación informática que instaló la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación y Cultura. En la Sección Nobleza del AHN, de acuerdo al "Plan de informatización de archivos históricos". La implantación del sistema informático ha supuesto cambiar totalmente los esquemas de organización y realización de los trabajos archivísticos a todos los niveles. Especialmente en los trabajos de organización y descripción de fondos documentales. Estos se han visto afectado desde dos claros aspectos: 1-la normalización de la información; y 2-la adaptación del sistema de clasificación y organización de fondos y la estructura de la BDT. Las tareas de normalización se han centrado en los aspectos siguientes: 1) Normalización de las signaturas. Con la normalización de la descripción (Uso de los campos con los mismos fines y completando siempre los mismos de forma que la descripción de distintas personas resulte lo más homogénea posible). En los dos niveles se incluyen macrodescripción y microdescripción. Se normalizan nombres y títulos; descriptores. Se elaboran listas de lenguaje controlado de materias, instituciones, geográficos. Por último, se establece una sistemática de uso de relaciones entre los descriptores. 2) La adaptación del sistema de clasificación y organización de fondos, ha consistido en la elaboración de un Cuadro de Clasificación para archivos nobiliarios. La digitalización de imágenes junto con la elaboración de buenas bases de datos, es un instrumento que va a revolucionar el sistema de consulta en los archivos. No sólo favorece una mayor facilidad en el acceso y búsqueda de la información a través de las bases de datos, además permite una mayor rapidez en la consulta del documento, ya que permite discriminar previamente información no pertinente. A ello hay que añadir la posibilidad de tratamiento de las imágenes -retoque en contraste, recortes o selección de determinadas partes o elementos, eliminación de manchas, etc.- y la realidad de una reproducción casi instantánea del mismo, sin que por ello afecte a la seguridad de conservación del documento.

  • English

    About two a half years ago we started to work with the computer application installed by Subdirection of the Archivos Estatales, Ministerios de Educación y Cultura, at the Nobility Section enhancing the "Plan the informatización de archivos históricos" (Historical Archives Informatization Scheme). The new information system means a completely new organization archival work performing specially those related to documental founds regarding: 1.-Information normalizing:Signature normalization; description normalization (using fields with the same finality and always fillingthem as to homogenize as possible individuals description). Thus implementing two levels: macro/micro description; normalization of names and titles. Descriptor normalization: ellaboration of language-cotrolled list upon subjects, institutions, geographic; setting up pf systemic use of description relations. 2.-Adaptation of classifying system, found organization and BDT structure: it consisted in ellaborating a clasification chart of nobiliary archives. A new tool which will revolutionize archives consult system is image digitalization beside good database construction. Allows, not only a better access ans search to information in databases, too a quickest document consult though previous documental discrimination. Besides images treatment (retouch, cutting, selection upon parts or elements, stain removal, etc.) and inmediate reproduction are new posibilities without damaging document's security and preservation.