Proyecto Trazam: aplicación móvil para la trazabilidad de preparaciones elaboradas en un servicio de farmacia

• Silvia González Suárez ^[1] ; Ana María Marín Romero ^[1] ; Guadalupe Inés Ballesteros Cabañas ^[1] ; Yolanda Rial Domínguez ^[1] ; Dolors Soy Muner ^[1] ; Rodolfo Juncos Pereira ^[1] ; Carolina Lesta Domene ^[1] ; Carmen López-Cabezas ^[1]
  1. [1] Servicio de Farmacia, Hospital Clínic, Barcelona, España
• Localización: Farmacia hospitalaria: órgano oficial de expresión científica de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, ISSN-e 1130-6343, ISSN 1130-6343, Vol. 48, Nº. 1, 2024, págs. 23-28
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Trazam project: a mobile application for the tracking of compounded preparations in a Pharmacy Department
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    Introducción el objetivo principal es describir el diseño e implementación de una aplicación para dispositivos móviles para facilitar el seguimiento de las preparaciones elaboradas en el servicio de farmacia hospitalaria. Los objetivos secundarios fueron evaluar el tiempo dedicado a la resolución de incidencias relacionadas con la dispensación/distribución de las preparaciones pre y postimplantación de la aplicación, conocer el grado de satisfacción de los usuarios y disponer de información cualitativa y cuantitativa del proceso que permita establecer indicadores de seguimiento.

    Métodos se definieron los requisitos a cumplir por el aplicativo informático, los fármacos susceptibles de entrar en el sistema y los circuitos de entrega. Se procedió al desarrollo de la aplicación por parte del proveedor e integración con los programas informáticos de prescripción/validación. Se crearon y añadieron los códigos QR de identificación en los puntos de entrega de medicamentos en las unidades de destino. Se adquirieron los dispositivos móviles necesarios. Primera etapa de formación de usuarios en la aplicación y prueba piloto en una planta de hospitalización. Posteriormente se inició la fase de expansión y consolidación.

    Resultados el 86,9% de las preparaciones estériles elaboradas en el servicio de farmacia hospitalaria se han incorporado al sistema, incluyendo quimioterapia, nutriciones parenterales de adultos y otras preparaciones estériles no peligrosas. Se han incluido en la aplicación las salas de hospitalización, los hospitales de día y 2 sedes externas. La media de preparaciones trazadas mensualmente es de 5.403 (DE = 297,3).

    El tiempo invertido en la resolución de incidencias relacionadas con la distribución de las preparaciones ha disminuido un 83% (de 38,9 a 6,6 minutos/día). La explotación de los datos ha permitido obtener indicadores de gestión útiles para la organización del trabajo en el área de elaboración y los usuarios se muestran satisfechos con la aplicación.

    Discusión la aplicación diseñada permite realizar el seguimiento de las preparaciones de una manera intuitiva y sencilla, unificando en un solo registro preparaciones procesadas con distintos programas informáticos. Su implementación ha contribuido a disminuir considerablemente el tiempo dedicado a resolver incidencias relacionadas con la distribución de estas preparaciones.

  • English

    Introduction The primary objective of this study is to describe the design and implementation of a mobile application (App) for tracking preparations compounded in the Pharmacy Department. Secondary objectives include evaluating the time spent on resolving incidents related to the distribution of preparations before and after implementation, assessing users satisfaction with the application, and establishing a panel of quality indicators based on the data extracted from the App.

    Methods Defining application requirements, identifying drugs to be included in the software and outlining different workflows. Developing the App in collaboration with the supplier and integrating it with the computer programs involved in prescription and validation. Additionally, QR codes were created to identify delivery points at destination units, and suitable mobile devices were acquired. The initial phase involved user training in the application and a pilot test conducted in a hospital ward. The subsequent phase focused on expansion and consolidation.

    Results The system includes 86.9% of all sterile preparations prepared in the Hospital Pharmacy, encompassing chemotherapy, adult parenteral nutrition, and other non-hazardous sterile preparations. Furthermore, the application has been implemented in all hospitalization wards, day care units and two external sites. On average, 5,403 preparations were tracked per month (SD = 297.3).

    The time required to address incidents related to the distribution of preparations has decreased by 83% (from 38.9 to 6.6 minutes per day). The App regularly provides valuable management data for optimizing workflow in the compounding area. Additionally, users have expressed satisfaction with the application.

    Discusion The proposed application enables hospital staff to easily and intuitively track preparations compounded in the pharmacy, irrespective of the computer program used for prescription. It has significantly reduced the need for manual record-keeping and has mitigated incidents associated with the distribution of sterile preparations.