El correo electrónico: un reto a la gestión de la información

• Badilla Marín, Ricardo ^[1]
  1. [1] Archivista
• Localización: e-Ciencias de la información, ISSN-e 1659-4142, Vol. 14, Nº. 1 (enero-junio), 2024
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Email: a challenge to information management
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• Resumen
  • español

    El presente artículo tiene como objetivo analizar el correo electrónico desde su origen hasta su consideración como un documento de archivo dentro de las instituciones públicas. Esto se logrará a través de una metodología exploratoria, descriptiva y desde una perspectiva archivística que permita tipificarlo como un documento de archivo con base en sus características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad. Se abordará el desafío que representa el uso y la gestión de los correos electrónicos dentro de las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Al clasificarlos como documentos de archivo, se establece un punto de partida para asegurar que la gestión y el almacenamiento de los correos electrónicos sea óptimo, considerando estos elementos como registros de la comunicación en una organización o entre individuos. Estos proporcionan una fuente valiosa de información y evidencia en contextos legales y administrativos dentro de las instituciones públicas. Además, en la era digital, los correos electrónicos se han convertido en una herramienta de comunicación esencial en las organizaciones, lo que aumenta su relevancia al contener información crítica para la toma de decisiones, por lo que gestionarlos como documentos de archivo es la mejor elección.

  • English

    This article aims to analyze email from its origin to considering it an archival document within public institutions. This will be achieved through an exploratory, descriptive methodology and from an archival perspective that allows it to be classified as an archival document based on its characteristics of authenticity, integrity, reliability and availability. The challenge represented by the use and management of emails within the institutions that belong to the National Archives System of Costa Rica will be addressed. By classifying them as records, a starting point is established to ensure that the management and storage of emails is optimal, considering these elements as records of communication in an organization or between individuals. These provide a valuable source of information and evidence in legal and administrative contexts within public institutions. Furthermore, in the digital age, emails have become an essential communication tool in organizations, which increases their relevance by containing critical information for decision making, which is why managing them as archival documents is the best choice.