Archivos digítales: Nuevas oportunidades para las áreas jurídicas y contables

• Autores: Auta Rojas Barreto, Rodolfo Abreu, Roberto Marini
• Localización: Boletín de la ANABAD, ISSN-e 2444-7293, ISSN 0210-4164, Tomo 60, Nº 1 (VIII Congreso de Archivología del MERCOSUR), 2010 (Ejemplar dedicado a: "Archivos, derechos y nuevas tecnologias hacia el gobierno electronico”), págs. 971-977
• Idioma: español
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  • El panorama actual es prometedor para el mercado de nuevos negocios en la implantación de Archivos Digítales, especialmente para las áreas jurídicas y contables. La escena puede ser justificada en dos puntos:Primero, el volumen de documentos impresos y el acopio de información en papel se tornaron un enorme problema para su guarda en locales cercanos de los usuarios en las empresas, como su distribución y el uso de esas informaciones.

    En segundo, una determinación de las empresas en se resguardar, para una eventual pierda total o parcial de informaciones primordiales para su funcionamiento, que podría levar la empresa a desaparecer del mercado.Coligándose al hecho de que la tercerización de digitalización de los documentos siempre será una opción a ser considerada, se abre una ventana de oportunidad para emprendedores. Las áreas jurídicas y contables tienen mucho a se beneficiar con la donación de los documentos digítales. Sin embargo, el trabajo de digitalización de esos documentos debe prever un diferencial en relación a la digitalización normalmente practicada, que es el análisis de contenido, relevante para el uso inmediato de los archivos digítales por las áreas. El papel del archivista es fundamental en este diferencial.La “DI” - Document Imaging, como cualquier Tecnología de Información, puede ser una herramienta importante en la reducción de costos y mejorías de proceso dentro de las empresas.

    El trabajo presenta el proceso de digitalización de documentos, fijándose especialmente en la etapa de análisis de contenido, tanto de forma teórica como práctica. Son mostrados casos de éxito recientes de digitalización inteligente en empresas multinacionales con actuación en Brasil.Fueron hechos muchos esfuerzos para contornar problemas como cualidad de los originales y estado de los documentos. La tecnología de digitalización asociada al procesamiento de imágenes, la evolución de softwares de indexación automatizada, el uso de OCR/ICR/Código de barras y el Controle de Cualidad, convirtió esos problemas a una historia del pasado. El uso del producto final de esta digitalización ya está, en algunos casos, siendo aprobado por el gobierno y también por empresas de auditoría, fijando el carácter comprobatorio y legal de los archivos digítales.Esta conferencia trata de las tendencias de nuevas tecnologías y la metodología de trabajo de indexación, basada en taxonomía elaborada para cada cliente. Presenta como funciona un ambiente de digitalización inteligente, con análisis de contenido, que está en sintonía con las soluciones existentes en el mercado, detallando las tendencias del propósito de servicios realizados.