Las once guías del Ministerio de Hacienda para la gestión de documentos electrónicos o un nuevo manual de archivística en once fascículos

• Autores: Antonia Heredia Herrera
• Localización: Boletín de la ANABAD, ISSN-e 2444-7293, ISSN 0210-4164, Tomo 70, Nº 1, 2020, págs. 15-45
• Idioma: español
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• Resumen
  • español

    En 2012 el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, responsable de la implantación de la Administración Electrónica, publicó la Norma Técnica de Interoperabilidad y ese mismo año la guía de aplicación de dicha norma para la política de gestión de documentos electrónicos administrativos que incluía nueve procesos archivísticos que de la captura concluían en la selección o transferencia de los expedientes terminados al archivo.

    Transcurridos siete años y empeñados en la obligada transformación digital era necesario ahondar en los contenidos y aplicación de dichos procesos, siendo el resultado la edición de once guías de aplicación que afectan a la Política de Gestión de Documentos Electrónicos en toda su amplitud, convirtiéndose el conjunto en un nuevo manual de archivística si, como reconocemos más de un archivero, la gestión documental es la aplicación de la Archivística.

    La asignación de metadatos en todos los procesos alumbra la multiplicación de datos para reconocer un documento o un expediente.

    La comparación que mantengo con los atributos del Modelo conceptual de la CNEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística) no tiene otro objetivo que servir de base para el acercamiento de posturas entre profesionales corresponsables si no queremos perdernos en un mar de confusiones conceptuales y de aplicaciones informáticas dando ocasión de riesgo para la transparencia y para el patrimonio documental.

  • English

    In 2012 the Ministry of Finance and Public Administration,, which is responsible for the implementation of e-Government, published the Technical Standard of Interoperability, and that same year the Guide to the Implementation of that standard for records management policy, that including 9 Archival processes that, after capture, led to the selection or transfer of completed records to the Archive.

    Seven years later, when the necessary digital transformation had taken place, it was necessary to look more deeply into the content and application of these processes, which resulted in the publication of eleven application guides, which affect the electronic document management policy in all its breadth, and the whole set became a new Archivist’s Manual if, as more than one archivist recognizes, document management is the application of the Archivist’s theory.

    The assignment of metadata in all processes gives rise to the multiplication of data to recognize a record or a file.

    The comparison that I maintain with the attributes of the conceptual model of the CNEDA (Commission of Spanish Standards for Archival Description) has no other objective than to serve as a basis for bringing together the positions of co-responsible professionals if we do not wish to get lost in a sea of conceptual confusion and computer applications, thus creating a risk for transparency and for records Heritage.