Resumen de Implementación Lean Six Sigma en la mejora del circuito de dispensación de medicación

José Manuel Caro Teller, S. Pablos Bravo, Olga Serrano Garrote, C. Ojeda García, A.M. Carro Ruiz, A.M. Guede González, José Miguel Ferrari Piquero

• español

  Objetivo La metodología Lean Six Sigma (LSS) se basa en la mejora de la productividad y el rendimiento, eliminando los procesos que no aportan valor al cliente y reduciendo la variabilidad. En los últimos años se está incrementando su aplicación en el ámbito sanitario para aumentar la eficiencia de los procesos.

  El objetivo fue evaluar los resultados obtenidos en términos de eficiencia en el circuito de dispensación de medicamentos, tras la aplicación de la metodología LSS.

  Materiales y métodos Se creó un grupo de trabajo multidisciplinar para analizar y mejorar el proceso de dispensación de medicamentos. Las principales herramientas incluidas en la metodología LSS que se utilizaron fueron: ciclo DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar), esquema del mapa SIPOC (suppliers, inputs, process, outcomes and clients), análisis causa-raíz, encuesta para conocer «la voz del cliente» sobre el circuito. Se estimó el coste de la gestión de los pedidos urgentes en tiempo de personal. Se seleccionaron 2 unidades piloto (Cirugía Torácica y Cardiología), donde se implantaron las acciones de mejora consensuadas por el grupo de trabajo. Las variables principales analizadas fueron: pedidos urgentes/día y porcentaje de pedidos urgentes realizados vía online.

  Resultados Tras la aplicación de la metodología LSS, en ambas unidades se obtuvo una reducción significativa los pedidos urgentes/días y un aumento significativo en la tramitación electrónica de los pedidos urgentes. El rendimiento del proceso de dispensación de medicamentos se elevó de un 60% (1,76 sigma) en la situación inicial al 93% (3 sigma) en Cirugía Torácica y de un 71% (2,11 sigma) al 81% (2,4 sigma) en Cardiología. Tras 6 meses desde la implantación de mejoras, los valores aumentaron al 94% (3,1 sigma) y al 93% (3 sigma), respectivamente.

  La estimación del ahorro en costes de personal se situó en 798,2 € (266 €/mes) tras la implantación y en 2.228,5 € (371,4 €/mes) 6 meses más tarde.

  Conclusiones La metodología LSS ha permitido mejorar el rendimiento del circuito de dispensación de medicamentos, además de reducir costes en tiempo de personal, obteniendo resultados satisfactorios que persisten en el tiempo.

• English

  Objective Lean Six Sigma (LSS) methodology is used to increase productivity and to improve performance, by eliminating processes that do not add value to the customer, as well as reducing variability. In recent years, its application in healthcare sector is increasing in order to improve the efficiency of processes.

  The aim of this study was to evaluate the results obtained in terms of efficiency in the medication dispensing circuit, after application of LSS methodology.

  Material and methods A multidisciplinary team was created in order to analyse and improve the medication dispensing circuit. The main tools used in LSS methodology were the DMAIC cycle (Define, Measure, Analyse, Improve and Control), SIPOC diagram (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers), a root-cause analysis; a survey to determine the “Customer's voice” about the circuit; and the cost of each task in terms of staff time. Two Pilot Nursing Units (Thoracic Surgery and Cardiology) were selected to introduce the improvement actions.

  The main analysed variables were: urgent medication orders per day, and percentage of medication orders made online.

  Results After the application of LSS methodology, a significant reduction was found in urgent medicament orders per day in both nursing units, and a significant improvement in the electronic processing of urgent orders. The performance of medication dispensing circuit was increased from 60% (1.76 sigma) during initial data analysis, to 93% (3 sigma) in Thoracic Surgery, and from 71% (2.11 sigma) to 81% (2.4 sigma) in Cardiology. Six months after the implementation of improvements, the performance values were increased to 94% (3.1 sigma) and 93% (3 sigma), respectively.

  Estimated cost savings related to staff were 798.2 € (266 € per month) after implementation, ascending to 2, 228.5 € (371.4 € per month) after 6 months.

  Conclusion The use of LSS methodology has improved the performance of medication dispensing circuits, reducing costs in terms of staff time, and obtaining satisfactory results