Las organizaciones que integran los sectores públicos y privados de los estados utilizan información en la realización de actividades tendientes a la consecución de los objetivos a ellas asignados. La información, sea la generada o la recibida por las entidades se aloja en documentos que en la actualidad pueden estar en muy variados soportes. La rapidez y seguridad de la recuperación de los documentos y de la información en ellos contenida no depende los soportes, sino que depende sobre todo de las técnicas que se hayan utilizado para la gestión documental desde el momento mismo de su producción
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