Proceso para Implementar un Nuevo Sistema de Gestión Documental en la PUCESE

• Real Castelao, Sara ^[1] ; Bateoja Arroyo, Holga E. ^[1]
  1. [1] Pontificia Universidad Católica del Ecuador

     Pontificia Universidad Católica del Ecuador

     Quito, Ecuador

     
• Localización: Revista Científica Hallazgos21, ISSN-e 2528-7915, Vol. 3, Nº. Extra 1, 2018
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Process to Implement a New Document Management System at PUCESE
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• Resumen
  • español

    La actual sociedad del conocimiento obliga a las organizaciones a revalorizar sus activos intangibles y a gestionar su conocimiento y capital intelectual de manera eficiente para ser competitivas en su sector. Esta afirmación todavía tiene mayor importancia en una institución dedicada a la generación, gestión y transmisión del conocimiento como es una universidad. La Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Esmeraldas (PUCESE) cuenta actualmente con una gestión de archivo específica en cada departamento o unidad académica; esta gestión no tiene una política institucional que la norme y que aclare sus procedimientos. Este artículo describe cómo aplicar las ocho etapas de metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) contempladas en la Norma ISO 15489 en la PUCESE, para implementar un nuevo sistema de gestión de archivo que dé solución a los problemas existentes en la actualidad. Por último, se indica una relación de las mejoras que se esperan con la implementación de una nueva gestión documental en esta Universidad.

  • English

    The current knowledge society requires organizations to revalue intangible assets and manage their knowledge and intellectual capital in an efficient manner to be competitive in their knowledge and intellectual capital in an efficient manner to be competitive in their sector. This claim has greater importance in an institution dedicated to the generation, management and transmission of knowledge as it is a University. The Pontifical Catholic University of Ecuador, Esmeraldas Campus (PUCESE) currently has a specific file management in each department and each academic unit, this management has no institutional policy to make it homogeneous and to clarify its procedures. This paper describes how to apply the eight stages of methodology DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) referred to in the Standard ISO 15489 at PUCESE, to implement a new management system of file that currently to solve the existing problems. Finally, indicates a relationship of the improvements that are expected with the implementation of a new document management at this University.