Digitalização e Arquivamento Digital de Documentos no Centro de Comunicação da Polícia Militar de São Paulo

• Penha, Marcelo ^[1] ; Paschoalin Filho, João Alexandre ^[1] ; Faria, Ana Cristina de ^[1]
  1. [1] Universidade Nove de Julho

     Universidade Nove de Julho

     Brasil

     
• Localización: Revista Inovação, Projetos e Tecnologias, ISSN-e 2318-9851, Vol. 4, Nº. 1, 2016 (Ejemplar dedicado a: Janeiro - Junho), págs. 79-96
• Idioma: portugués
• Títulos paralelos:
  • Scanning and Document Digital Archiving in the Police Communication Center Military of São Paulo
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• Resumen
  • English

    The objective of this report Technical is to see how the process of scanning and digital archiving of documents contributed to the Section of Social Communication (PM-5) of the Military Police of São Paulo State (PMESP) decrease the cost of buying their inputs office, reducing the physical space used for storage cabinets and folders by using a virtual storage location. The technical report was developed by a case study on AM-5, wherein, using the standardization routines that minimized the possibility of administrative mistakes, it was possible to implement the said process, so that the file handle stay extremely easy and fast, even when providing copies to applicants. With only a photocopy machine with the function to scan and save the network, it was enough to create a digital file. Thus, it was possible to save on paper and printer ink that were previously necessary and also with funds to purchase files and physical space. Finally, if implemented in relation to the peculiarities of each division, it is possible that the civil service, at least in the case of document file, go to prioritize and treat with due relevance sustainable appeal of this practice.

  • português

    O objetivo deste Relato Técnico é verificar como o processo de digitalização e arquivamento digital de documentos contribuiu para que a Seção de Comunicação Social (PM-5) da Polícia Militar do Estado de São Paulo (PMESP) diminuísse o custo de compra de seus insumos para escritório, a redução do espaço físico utilizado para armazenamento de armários e pastas por meio do uso de um local virtual de armazenamento. O relato técnico foi desenvolvido por meio de um estudo de caso na PM-5, em que, utilizando-se da padronização de rotinas que minimizou a possibilidade de erros administrativos, foi possível implantar o referido processo, de modo que o manuseio do arquivo ficasse extremamente fácil e rápido, inclusive quando da disponibilização de cópias aos requerentes. Com apenas uma máquina de fotocópia com a função de digitalizar e salvar em rede, foi o bastante para criar um arquivo digital. Com isso, foi possível economizar com folhas e tinta de impressora que, anteriormente eram necessárias e, também com verba para aquisição de arquivos e espaço físico. Por fim, se bem aplicada, em relação às peculiaridades de cada repartição, torna-se possível que o funcionalismo público, ao menos em se tratando de arquivo de documentos, passe a priorizar e tratar com a devida relevância o apelo sustentável desta prática.