Resumen de La reforma del lenguage administrativo: la experiencia de los Estados Unidos de América

Heraclia Castellón Alcalá

• español

  En las últimas décadas ha ido creciendo el número de iniciativas encaminadas a mejorar la calidad de los textos administrativos, emprendidas por gobiernos, distintas instituciones, o surgidas a raíz de campañas públicas. En esta línea, la experiencia de eeuu, país en el que la comunicación del gobierno con los ciudadanos está experimentando una serie de mejoras, constituye un proceso de reforma hacia la claridad del lenguaje institucional que ofrece un enorme interés. La iniciativa se debe a una decisión política del partido demócrata en el gobierno Clinton / Gore, por la que se creó un comité de coordinación para impulsar las distintas medidas que se pudieran emprender a cualquier nivel de la Administración federal. Se empieza a plasmar como propuesta de acción en el Memorandum on Plain Language (1 de junio 1998), del presidente Clinton, en el que ya se afirma que la sencillez y la claridad deben ser requisitos imprescindibles de los mensajes oficiales. Se fijan seis puntos básicos a los que debe ajustarse la elaboración y redacción de los documentos administrativos, con pautas que atañen tanto a la estructura como al léxico o a la gramática de los textos: organizarlos para que respondan ante todo a la lógica, al sentido común; usar pronombres de 1ª y 2ª persona que personalicen al emisor y al receptor; se prescribe la forma activa de los verbos, relegando las formas pasivas; contener la longitud de las frases; preferir siempre los términos usuales; recurrir a un diseño clarificador. Un punto esencial que subyace en este planteamiento global es el de partir conociendo el tipo de destinatario al que el texto va a llegar, sus necesidades, su nivel de conocimientos técnicos, de forma que, en suma, el mensaje oficial no le suponga un esfuerzo de comprensión. Para aplicar estas propuestas, han elaborado un manual de estilo, Writing User-Friendly Documents, que da pautas de redacción muy concretas: emplear palabras comunes, títulos descriptivos, recurrir al modelo constructivo de preguntas – respuesta para los párrafos, iniciar con un breve sumario los asuntos más complejos, y hasta fija la longitud máxima de la frase (de 15 a 20 palabras, y nunca más de 40).

  Este movimiento de simplificación ya había aparecido antes a través de otras iniciativas que suponen el punto de partida para las propuestas actuales. Su difusión en la Administración cuenta ya con logros destacados, sobre todo en los centros más activos (Veteran Benefits Administration, Food and Drug Administration, Federal Register,...).

• English

  In recent decades there has been an increase in the number of initiatives aimed at improving the quality of administrative language. These initiatives have been launched by governments and institutions, or have come about as a result of public campaigns. In this regard, the experience of the United States, a country in which communications between the government and the citizenry are undergoing a series of improvements, represents a process of reform, of movement towards clarity in institutional language, that is of enormous interest. The initiative stems from a political decision of the Democratic Party under the Clinton/Gore Administration, according to which a coordination committee was created to promote measures that might be undertaken at any level of the federal government. The initiative began to take shape as a proposal for action in President Clinton's Memorandum on Plain Language (June 1, 1998), which declares that simplicity and clarity must be prerequisites in official messages. Six basic points, to be adhered to in the drafting of administrative documents, were established. Their guidelines have to do both with the structure and the range of vocabulary or the grammar of the texts: first and foremost, they should be organized in logical, common-sense fashion; first and second person pronouns should be used to personalize the transmitter and the receiver; the active verb form is recommended, and passive forms are to be avoided; sentence length should be kept under control; preference should be given to common forms; the design chosen should enhance clarity. An essential underlying point in this overall approach is that from the very start, the writer must bear in mind the needs and level of technical knowledge of his target audience, so that, put simply, the official message does not end up taxing the understanding of the target audience. To implement these proposals, they have written a style guide, Writing User-Friendly Documents, which offers very complete drafting guidelines: use common words, descriptive titles, resort to a question and answer format for the paragraphs, start off the most complex matters with a brief summary. The style guide even sets a maximum sentence length (from 15 to 20 words, and never more than 40). This simplification movement had already appeared previously in other initiatives that served as a starting point for the current proposals. Their dissemination throughout the government has already achieved some outstanding successes, especially in the most active centers (Veteran Benefits Administration, Food and Drug Administration, Federal Register...).

• català

  En les darreres dècades ha anat creixent el nombre d'iniciatives encaminades a millorar la qualitat dels textos administratius, empreses per governs, diverses institucions, o sorgides arran de campanyes públiques. En aquesta línia, l'experiència dels eeuu, país en el qual la comunicació del Govern amb els ciutadans està experimentant una sèrie de millores, constitueix un procés de reforma cap a la claredat del llenguatge institucional que ofereix un interès molt gran. La iniciativa es deu a una decisió política del partit demòcrata en el govern Clinton/Gore, per la qual es va crear un comitè de coordinació per impulsar les diferents mesures que es poguessin emprendre a qualsevol nivell de l'Administració federal. Es comença a plasmar com a proposta d'acció en el Memorandum on Plain Language (1 de juny de 1998), del president Clinton, en el qual ja s'afirma que la senzillesa i la claredat han de ser requisits imprescindibles dels missatges oficials. Es fixen sis punts bàsics als quals s'ha d'ajustar l'elaboració i la redacció dels textos administratius, amb pautes que atenyen tant l'estructura com el lèxic o la gramàtica dels textos: organitzar-los perquè responguin abans de res a la lògica, al sentit comú; usar pronoms de 1ª i 2ª persona que personalitzin l'emissor i el receptor; es prescriu la forma activa dels verbs, i es releguen les formes passives; contenir la longitud de les frases; preferir sempre els termes usuals i recórrer a un disseny clarificador. Un punt essencial que subjau en aquest plantejament global és el de partir coneixent el tipus de destinatari al qual arribarà el document, les seves necessitats, el seu nivell de coneixements tècnics, de manera que, en suma, el missatge oficial no li representi un esforç de comprensió. Per aplicar aquestes propostes, han elaborat un manual d'estil, Writing User-Friendly Documents, que dóna pautes de redacció molt concretes: utilitzar paraules comunes, títols descriptius, recórrer al model constructiu de preguntes-resposta per als paràgrafs, iniciar amb un sumari breu els assumptes més complexos, i fins i tot fixa la longitud màxima de la frase (de 15 a 20 paraules, i mai més de 40).

  Aquest moviment de simplificació ja havia aparegut abans a través d'altres iniciatives que suposen el punt de partida per a les propostes actuals. La seva difusió a l'Administració ja compta amb alguns èxits destacables, sobretot en els centres més actius (Veteran Benefits Administration, Food and Drug Administration, Federal Register, …).