Control y administración de inventarios para una PyME mediante la implementación de un sistema automatizado en Excel

• Miranda Noguez , Magali ^[1] ; Becerril Rosales, Israel ^[1]
  1. [1] Tecnológico Nacional de México

     Tecnológico Nacional de México

     México

     
• Localización: Ciencia Latina: Revista Multidisciplinar, ISSN-e 2707-2215, ISSN 2707-2207, Vol. 10, Nº. 4, 2026
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Inventory control and management for an sme through the implementation of an automated Excel system
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    El presente artículo expone el proceso de desarrollo e implementación estratégica de un sistema de control y administración de inventarios para una PyME del sector abarrotero ubicada en la región de Calpulalpan, Estado de México. El objetivo principal de este proyecto, es optimizar la gestión de existencias, minimizar pérdidas por caducidad y mejorar la rentabilidad del negocio. Para su desarrollo se empleó una metodología descriptiva y aplicada, apoyada en un diagnóstico organizacional mediante análisis FODA, observación directa, encuestas operativas y la implementación de la metodología PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas). Además, se diseñó una herramienta automatizada en Microsoft Excel mediante programación de macros, que permite registrar entradas y salidas, controlar niveles máximos y mínimos de inventario, generar reportes y facilitar la toma de decisiones. Los resultados demostraron que previo a la intervención, la PyME presentaba carencias significativas en el control de inventarios, consiguiendo un 87 % de actividades sin administración adecuada y pérdidas económicas equivalentes al 6 % de la inversión total debido a productos caducos u obsoletos. Con la implementación del sistema, se obtuvo una precisión del 95 % en la gestión del inventario, reduciendo considerablemente las pérdidas, mejorando la disponibilidad de productos y optimizando la eficiencia operativa y la competitividad del negocio.

  • English

    This article outlines the development and strategic implementation of an inventory control and management system for an SME in the grocery sector located in the Calpulalpan region of the State of Mexico. The project's primary objective is to optimize stock management, minimize losses due to product expiration, and improve business profitability. The development process utilized a descriptive and applied methodology, supported by an organizational diagnosis involving SWOT analysis, direct observation, operational surveys, and the implementation of the FIFO (First-In, First-Out) method. Additionally, an automated tool was designed in Microsoft Excel using macro programming; this tool enables the recording of stock inflows and outflows, the monitoring of maximum and minimum inventory levels, report generation, and informed decision-making. Results showed that, prior to the intervention, the SME faced significant inventory control deficiencies, with 87% of activities lacking proper management and economic losses amounting to 6% of the total investment due to expired or obsolete products. Implementation of the system achieved 95% accuracy in inventory management, significantly reducing losses, improving product availability, and optimizing both operational efficiency and business competitiveness.