Artificial Intelligence as a management and productivity tool

• Romeu Sequeira ^[1]
  1. [1] Instituto Politécnico de Viseu

     Instituto Politécnico de Viseu

     Viseu (São José), Portugal

     
• Localización: Millenium, ISSN-e 1647-662X, Nº. Extra 22, 2026
• Idioma: inglés
• Títulos paralelos:
  • La inteligencia artificial como herramienta de gestión y productividad
  • A inteligência artificial como instrumento de gestão e produtividade
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• Resumen
  • español

    Durante muchos años, la inteligencia artificial (IA) no fue una de las principales preocupaciones de las organizaciones, ya que se asociaba principalmente a contextos técnicos muy especializados. Sin embargo, en la actualidad forma parte del funcionamiento habitual de muchas organizaciones, integrándose en herramientas que facilitan la redacción, el análisis de información, la comunicación y la ejecución de tareas rutinarias. En el contexto de la gestión empresarial, la cuestión central ya no es la adopción de la IA en sí, sino la forma en que esta puede integrarse de manera consciente, productiva y responsable en los procesos de trabajo y de toma de decisiones.

    En muchas organizaciones, la adopción de la IA está asociada a expectativas poco realistas de ganancias inmediatas en eficiencia. Sin embargo, la experiencia práctica demuestra que su impacto más relevante no se deriva de la sustitución de personas, sino del apoyo a la toma de decisiones, la reorganización del trabajo y la reducción de tareas repetitivas y de bajo valor añadido. La productividad aumenta cuando la tecnología se aplica a problemas concretos y bien definidos.

    La versatilidad de la IA, en particular de la IA generativa, la hace especialmente relevante para la gestión. La misma tecnología puede utilizarse para resumir documentos, facilitar la comprensión de temas complejos, elaborar contenidos iniciales, estructurar informes o automatizar respuestas frecuentes. En un contexto marcado por la escasez de tiempo y la sobrecarga de información,estas funcionalidades adquieren una importancia estratégica.

    Una de las ventajas más inmediatas del uso de la IA reside en la gestión de la información. La capacidad de sintetizar contenidos y producir resúmenes ejecutivos permite a los gestores concentrarse en el análisis y la toma de decisiones. No hay que perder de vista que estas herramientas no piensan por quienes toman las decisiones. Pueden apoyar el análisis y acelerar el trabajo, pero la evaluación crítica y la responsabilidad siguen recayendo en las personas.

  • English

    For many years, Artificial Intelligence (AI) was not a central concern for organisations, being associated mainly with highly specialised technical contexts. Nowadays, however, it is part of the day-to-day operations of many organisations, integrated into tools that support writing, information analysis, communication, and the execution of routine tasks. In the context of business management, the central issue is no longer the adoption of AI itself, but rather how it can be integrated in a conscious, productive, and responsible manner into work and decision-making processes.

    In many organisations, the adoption of AI is associated with unrealistic expectations of immediate efficiency gains. However, practical experience shows that its most significant impact does not result from replacing people, but from supporting decision-making, reorganizing work, and reducing repetitive and low-value-added tasks. Productivity increases when technology is applied to concrete and well-defined problems.

    The versatility of AI, particularly generative AI, makes it especially relevant for management. The same technology can be used to summarise documents, aid understanding of complex topics, draft initial content, structure reports, or automate frequently asked questions. In a context marked by time constraints and information overload, these features take on strategic importance.

    One of the most immediate benefits of using AI lies in information management. The ability to synthesise content and produce executive summaries allows managers to focus on analysis and decision-making. It is important to remember that these tools do not think for decision-makers. They can support analysis and speed up work, but critical evaluation and responsibility remain with people.

  • português

    A Inteligência Artificial (IA) esteve, durante largos anos, fora das preocupações centrais das organizações, associada sobretudo a contextos técnicos muito especializados. Atualmente, porém, faz parte do funcionamento corrente de muitas organizações, surgindo integrada em ferramentas que apoiam a escrita, a análise de informação, a comunicação e a execução de tarefas rotineiras. No contexto da gestão empresarial, a questão central já não é a adoção da IA em si, mas sim a forma como esta pode ser integrada de modo consciente, produtivo e responsável nos processos de trabalho e de tomada de decisão.

    Em muitas organizações, a adoção da IA está associada a expetativas pouco realistas de ganhos imediatos de eficiência. No entanto, a experiência prática mostra que o seu impacto mais relevante não resulta da substituição de pessoas, mas do apoio à tomada de decisão, da reorganização do trabalho e da redução de tarefas repetitivas e de baixo valor acrescentado. A produtividade aumenta quando a tecnologia é aplicada a problemas concretos e bem definidos.

    A versatilidade da IA, em particular da IA generativa, torna-a especialmente relevante para a gestão. A mesma tecnologia pode ser utilizada para resumir documentos, apoiar a compreensão de temas complexos, elaborar conteúdos iniciais, estruturar relatórios ou automatizar respostas frequentes. Num contexto marcado pela escassez de tempo e pela sobrecarga informacional, estas funcionalidades assumem uma importância estratégica.

    Um dos benefícios mais imediatos da utilização da IA reside na gestão da informação. A capacidade de sintetizar conteúdos e produzir resumos executivos permite aos gestores concentrarem-se na análise e na tomada de decisão. Convém não perder de vista que estas ferramentas não pensam por quem decide. Podem apoiar a análise e acelerar o trabalho, mas a avaliação crítica e a responsabilidade continuam a pertencer às pessoas.