Instrumentos de control documental para la Dirección de Planificación Física de Santo Domingo (Cuba)

• Lauren Reyis Canto Hernández ^[3] ; Yusilka Martínez Veitía ^[1] ; Luis Ernesto Paz Enrique ^[2]
  1. [1] Universidad Central de Las Villas

     Universidad Central de Las Villas

     Cuba

     
  2. [2] Universidad Nacional Autónoma de México

     Universidad Nacional Autónoma de México

     México

     
  3. [3] Delegación Provincial del CITMA en Santa Clara, Villa Clara, Cuba

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• Localización: Retos de la dirección, ISSN-e 1997-3837, ISSN-e 1997-3837, ISSN 2306-9155, ISSN 2306-9155, Vol. 16, Nº. 2, 2022
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Document control instruments for the Municipal Directorate of Physical Planning Office of Santo Domingo (Cuba)
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  • español

    Objetivo: Diseñar instrumentos de control documental para la Dirección Municipal de Planificación Física de Santo Domingo, provincia Villa Clara, Cuba, para fortalecer dicha gestión de documentos. Métodos: El estudio se clasifica como descriptivo. Para la obtención de resultados se utilizaron los métodos inducción-deducción, analítico-sintético, análisis documental y la encuesta. Principales resultados: Se diseñaron dos instrumentos de control documental para la entidad; estos fueron: cuadro de clasificación documental y tabla de retención; se estableció además una Comisión De Valoración Documental. Conclusiones: Se evidenciaron condiciones desfavorables para la gestión documental en el Archivo Central de la organización. Se identifica la falta de espacio para los documentos, así como la ausencia de sistemas de gestión para automatizar los procesos de transferencia documental y digitalizar las series documentales. Se diseñaron instrumentos de gestión documental que contribuyen a minimizar los riesgos a los que se expone la organización y mejorar su gestión.

  • English

    Aim: To design document control solutions for the Municipal Physical Planning Office in Santo Domingo, Villa Clara, Cuba, to strengthen document management. Methods: In this descriptive study, the results were obtained through induction-deduction, analysis-synthesis, documentary analysis, and survey. Main results: Two document control solutions were designed for the office: the document classification model and the retention chart. Additionally, a commission for documentary evaluation was set up. Conclusions: Several unfavorable conditions were observed in document management at the Central Archive Office belonging to the organization. The study also identified the absence of a physical space to store documents, as well as the absence of management systems to automatize document transference processes and digitize document series. Various document management solutions were designed to help minimize the organization’s risks and improve management.