Path dependence and path shaping: unearthing institutional dynamics in large-scale project organizing

Resumen

In the last decades, inter-organizational projects and other forms of temporary organizing have gained prominence. An organizing form variously defined as the megaproject, global project, or service-led project has proliferated and gained renown influence in recent years. These definitions apply to largescale projects that typically deliver a substantial physical infrastructure or a complex product with a lifecycle that can extend for decades and across industries. Large-scale projects’ grown popularity corresponds with the so-called ‘infrastructure-gap’ and the new pressing needs for infrastructure investment worldwide. Large-scale projects are an essential vehicle for developing sustainabilityoriented infrastructure that helps to overcome many of today’s societal issues, such as climate change, for achieving economic growth, managing welfare, health, and safety concerns. Accordingly, over the last two decades, large-scale project endeavors that involve massive capital infrastructure investments have become the norm for many utility sectors, such as transport, energy, water, or food. These projects may evolve, arising as inherently societal concerns, and then shift to technical problems and vice-versa. However, such projects are complex endeavors embedded in highly institutionalized social structures and technologies, including public and private actors with various rationalities, modes of collaboration, and project management competencies. Thus, large-scale projects pose enormous coordination challenges, creating wicked problems for their management. They entail technical and social elements that are deeply entwined and co-evolved over a long time, introducing inertia, organizational pathdependency, and lock-in. Besides, a significant policy perspective and the trend points to the new generation of large-scale projects, which in contrast to the Fordist era in the US and Europe, compels efforts that require management to minimize affecting the surrounding societal environment, hence achieving project legitimacy. Therefore, although most of the economic and engineering problems have been tackled, the (inter-) organizational context, the social misalignments of large-scale projects, and the widely diverse actors in them remain under-studied. Hence, the questions of how these large-scale projects as inter-organizational collaboration unfold, and how they can be successfully managed and organized despite these challenges have become crucial in academia and practice alike. Scholars from different disciplines have picked up these questions of organizational, technological, and environmental issues in large-scale infrastructure project organizing and have put forth valuable insights into such endeavors. Nevertheless, hitherto the dominant perspective of studies in large-scale infrastructure projects continues emphasizing the economic aspects and, for that purpose, applies the behavioral psychology lens. Indeed, focusing on intra-organizational aspects explaining the overall performance of large-scale infrastructure projects by maintaining the logic of individualism, while considering the constitutive features in the setting as given, and deriving behavioral conclusions from them. Such a frame of reference holds to large-scale project performance – their relative efficiency and the importance of accountability – and points to different actors' vested interests and the value of cost-benefit analysis. It seems the dominant perspective has analyzed large-scale infrastructure projects from a normative ideal. It has, for long, embraced an objectivist, static and ahistorical view. This thesis challenges these underlying assumptions. The thesis is explorative, engaging with the empirical context as the point of departure. In line with the overall research aim and conceptual framework, the research design has a qualitative nature and relies on a multi-level process approach. In adopting a process approach, it builds in extensive case studies, and case elaboration method. The first study represents an in-depth “insider” case study of project-based processes in the division of Adif - the Spanish Administrator of Rail Infrastructure. Besides, the second and third case studies investigate both public and private infrastructure organizational actors, which were heavily involved in sustainable-oriented large-scale projects that required technology adoption. The thesis employs a combination of data collection methods, including semi-structured interviews, (participant) observations, database search, documents, and other secondary data following the intensive media discussions. This thesis contributes to the debate on large-scale project organizing by advancing an institutional perspective. Further, it puts a socio-technical approach that accounts for the co-evolution of organizational and technology issues in large-scale infrastructure projects. It provides a rich empirical examination; it shows that to understand large-scale infrastructure project processes, there is a need to change the ontological priorities that underpin the dominant research on the behavioral studies in project management. The thesis develops nascent theorizing on how the temporary and (inter-) organizational nature of large-scale projects in the presence of institutions narrates the emergence of processes, e.g., path-dependence, and lock-in. A conceptualization of path-shaping and project actors’ agency that bridges the gap between the intra-organizational and institutional level efforts is promoted. The managerial implications of this thesis are two-fold. First, the appended papers put forth among other frameworks and process models that are indeed useful to be utilized. They outline ideas relevant because they lay the groundwork for project managers to extend their efforts beyond the micromanaging of tasks. In particular, Paper I develops the lock-in process model that can be useful for project managers. Secondly, the thesis gives countless advice and managerial implications. The most important being the consideration of heterogeneity in large-scale project contexts in the multiorganizational setting and their interdependencies in broad project networks. They represent the sources of variation in the desired outcomes. Accordingly, Paper III suggests attention needs to be directed to the understanding of the institutional logics and (inter-) organizational elements in the context as an essential feature of project management practice. In other words, this thesis suggests that embeddedness in large-scale infrastructure projects is of crucial importance. To this end, Paper II proposes means for an active project owner organization, that are essential for effectively interacting with other actors, and for selecting and managing both contractual and trust-based mechanisms effectively. Conclusively, the thesis suggests that project managers’ institutional knowledge in large-scale project setting is equally important, if not more, than the economic or engineering expertise. ----------RESUMEN---------- En las últimas décadas, los proyectos con fuerte implicación de diferentes organizaciones, así como otras formas de organización temporal han ganado importancia. Una forma organizativa definida de manera diversa como megaproyecto, proyecto global o proyecto gestionado por medio de servicios profesionales especializados ha proliferado y ha ganado renombre en los últimos años. Estas definiciones se aplican a proyectos a gran escala que generalmente ofrecen una infraestructura física sustancial o un producto complejo con un ciclo de vida que puede extenderse por décadas. La creciente popularidad de los proyectos a gran escala corresponde a la llamada "brecha de infraestructura" y las nuevas necesidades apremiantes de inversión en infraestructura en todo el mundo. Los proyectos a gran escala son un vehículo esencial para el desarrollo de una infraestructura orientada a la sostenibilidad que ayuda a superar muchos de los problemas sociales de la actualidad, como el cambio climático, para lograr el crecimiento económico, gestionar las preocupaciones de bienestar, salud y seguridad. En consecuencia, en las últimas dos décadas, los esfuerzos de proyectos de infraestructuras a gran escala que involucran inversiones masivas de capital se han convertido en la norma para muchos sectores de servicios públicos, como el transporte, la energía, el agua o la alimentación. Estos proyectos pueden evolucionar, surgiendo como inquietudes inherentemente sociales, y luego cambiar a problemas técnicos y viceversa. Sin embargo, tales proyectos son esfuerzos complejos integrados en estructuras y tecnologías sociales altamente institucionalizadas, incluidos actores públicos y privados con diversas racionalidades, modos de colaboración y competencias de gestión de proyectos. Por lo tanto, los proyectos a gran escala plantean enormes desafíos de coordinación, creando problemas perversos para su gestión. Implican elementos técnicos y sociales que están profundamente entrelazados y evolucionados conjuntamente durante mucho tiempo, introduciendo inercia, dependencia de la ruta organizativa y bloqueo. Adicionalmente, las tendencias y la nueva perspectiva política apuntan a una nueva generación de proyectos a gran escala, que en contraste con "el fordismo" obliga a esfuerzos que requieren gestión para minimizar el impacto en el entorno social circundante, logrando así la legitimidad del proyecto. Por lo tanto, aunque se han abordado la mayoría de los problemas económicos y de ingeniería, el contexto (inter) organizacional, las desalineaciones sociales de los proyectos a gran escala y los actores muy diversos en ellos siguen estando poco estudiados. Por lo tanto, las preguntas sobre cómo se de desarrollan la colaboración interorganizativa y los proyectos a gran escala, y cómo gestionar y organizar con éxito a pesar de estos desafíos se han vuelto cruciales en la academia y en la práctica por igual. Los académicos de diferentes disciplinas han seleccionado estas cuestiones relacionadas con problemas tanto organizativos, como tecnológicos y ambientales entorno a la organización de grandes proyectos de infraestructuras y ambientales en la organización de proyectos de infraestructura a gran escala y han aportado valiosos conocimientos sobre tales esfuerzos. Sin embargo, hasta ahora la perspectiva dominante de los estudios en proyectos de infraestructura a gran escala continúa enfatizando los aspectos económicos y, para ese propósito, aplica la perspectiva de la psicología del comportamiento. De hecho, enfocándose en los aspectos intraorganizacionales que explican el desempeño general de los proyectos de infraestructura a gran escala manteniendo la lógica del individualismo, mientras se consideran las características constitutivas en el entorno tal como se dan, y se derivan conclusiones conductuales de ellos. Tal marco de referencia es válido para el desempeño del proyecto a gran escala, su relativa eficiencia y la importancia de la rendición de cuentas, y apunta a los intereses creados de diferentes actores y al valor del análisis de costo-beneficio. Parece que la perspectiva dominante ha analizado proyectos de infraestructura a gran escala desde un ideal normativo. Durante mucho tiempo, abrazó una visión objetivista, estática y ahistórica. Esta tesis desafía estos supuestos subyacentes. La tesis es exploratoria y se relaciona con el contexto empírico como punto de partida. En línea con el objetivo general de la investigación y el marco conceptual, el diseño de la investigación tiene una naturaleza cualitativa y se basa en un enfoque de proceso de niveles múltiples. Al adoptar un enfoque basado en procesos, se basa en amplios estudios y métodos de elaboración de casos. El primer estudio representa un caso "interno" de procesos basados en proyectos en la división de Adif, el administrador español de infraestructura ferroviaria. Además, los estudios de caso segundo y tercero investigan los actores organizacionales de infraestructura tanto públicos como privados, que estuvieron muy involucrados en proyectos a gran escala orientados a la sostenibilidad que requirieron la adopción de tecnología. La tesis emplea una combinación de métodos de recolección de datos, que incluyen entrevistas semiestructuradas, observaciones (participantes), búsqueda en bases de datos, documentos y otros datos secundarios luego de las intensas discusiones en los medios. Esta tesis contribuye al debate sobre la organización de proyectos a gran escala mediante el avance de una perspectiva institucional. Además, pone un enfoque socio-técnico que explica la coevolución de los problemas organizativos y tecnológicos en proyectos de infraestructura a gran escala. Proporciona un rico examen empírico; muestra que para comprender los procesos de proyectos de infraestructura a gran escala, es necesario cambiar las prioridades ontológicas que sustentan la investigación dominante sobre los estudios de comportamiento en la gestión de proyectos. La tesis desarrolla teorías incipientes sobre cómo la naturaleza temporal e (inter) organizacional de proyectos a gran escala en presencia de instituciones narra la aparición de procesos, por ejemplo, dependencia del camino y bloqueo. Se promueve una conceptualización de los agentes del proyecto y de la configuración de acciones que reduce la brecha entre los esfuerzos a nivel institucional e intraorganizacional. Las implicaciones de gestión en esta tesis son dobles. Primero, los artículos adjuntados promocionan otros marcos y modelos de procesos que de hecho son útiles para su uso. Esbozan ideas relevantes porque sientan las bases para que los gerentes de proyecto extiendan sus esfuerzos más allá de la microgestión de tareas. En particular el artñiculo número 1 desarrolla el modelo de proceso de bloqueo que puede ser útil para los gerentes de proyecto. En segundo lugar, la tesis ofrece innumerables consejos e implicaciones de gestión. La más importante es la consideración de la heterogeneidad en contextos de proyectos a gran escala en el entorno de múltiples organizaciones y sus interdependencias en redes de proyectos amplias. Representan las fuentes de variación en los resultados deseados. En consecuencia, el artículo número tres sugiere que la atención debe dirigirse a la comprensión de las lógicas institucionales y los elementos (inter) organizacionales en el contexto como una característica esencial de la práctica de gestión de proyectos. En otras palabras, esta tesis sugiere que la integración en proyectos de infraestructura a gran escala es de crucial importancia. Con este fin, el artículo número dos propone medios para una organización activa de propietarios de proyectos, que son esenciales para interactuar efectivamente con otros actores, y para seleccionar y administrar mecanismos contractuales y basados en la confianza de manera efectiva. En conclusión, la tesis sugiere que el conocimiento institucional de los gerentes de proyecto en la configuración de proyectos a gran escala es igualmente importante, si no más, que la experiencia económica o de ingeniería.