Resumen de Informatización para archivos sin recursos: el Archivo Histórico Provincial de Toledo
- español
La implantación de un sistema informático en un archivo exige un esfuerzo coordinado entre la institución de la que depende y los propios archiveros. Aquella debe aportar el apoyo económico, político y de infraestructuras, así como atender a la formación de los que utilizarán el sistema. Éstos deben, a su vez, normalizar y homogeneizar en lo posible el control, organización y descripción de sus fondos. Cuando ambos factores coinciden, el éxito está garantizado. Desgraciadamente, todavía son muchos los archivos, especialmente pequeños y medianos, en los que uno de estos factores, o ambos, no está suficientemente desarrollado. Para ellos, el diseño de programas específicos, el acceso a Internet o simplemente el correo electrónico son cuestiones que entran en el terreno de lo inalcanzable. Sin embargo, existen posibilidades de desarrollar algún tipo de sistema informativo, siquiera muy rudimentario, con una infraestructura y preparación mínimas, de forma que no sólo se mejore la gestión de los documentos que manejamos, sino también que se den los pasos necesarios para preparar la información que contienen para empresas de mayor calado que puedan surgir posteriormente. En este sentido, en el Archivo Histórico Provincial de Toledo estamos desarrollando un proyecto de informatización de nuestros instrumentos de descripción sustentado sobre todo en la simplicidad y en la necesidad de muy pocos medios infraestructurales, económicos o humanos. Pese a su sencillez, este proyecto ya ha dado como frutos la gestión automatizada de buena parte de los fondos documentales del Archivo, incluyendo los más utilizados, y ha permitido, además, su difusión mediante un CD-ROM, realizado gracias a la colaboración de la empresa DIGIBIS, S.A. y de la Fundación Histórica Tavera. Con muy pocos medios, pues, es posible alcanzar resultados útiles, pero, sobre todo, la información está ya preparada para volcarse en sistemas más complejos o formas de difusión más avanzadas en cuanto contemos con los medios y formación adecuados. Creemos que este ejemplo puede, así, ayudar y animar a muchos archiveros responsables de centros pequeños o medianos.
- English
Implementing a data processing system in archives requires a coordinate effort between the institution from which it depends and its own archivists. The first must provide the economic and political support, and the infraestructures, as well as the trainning of the users. The late must normalize and homologize, when possible, the found¿s control, organization and their description. When both factors concur, the success is almost guaranteed. Unfortunately, still there are many archives, specially small and medium sized, in which one of the factors, or both, are not properly developed. For them, designing of specific programs, access to Internet or merely to Email services are questions out of reaching. Nevertheless, there are possibilities of developing some kind of data system, perhaps quite rudimentary, with a minimum of infraestructure and preparation in order to improve data management and even to set the necessary steps to prepare the information they comprise for a posterior deeper go-through enterprise. In this way we are developing a data processing project of our own description instruments, aiming into simplicity onto a very scarce infraestructural resources, as well as economic or personnel ones. In spite of its simplicity, this project has produced the data management of an appreciable quantity of documental founds, including the more used; secondly, their difussion in CD-ROM form through the collaboration of DIGIBIS S.A. and Fundacion Historica Tavera. Thus, with very few resources, it is possible to reach useful goals, noting that the information is now ready to be transmitted into more complex systems or improved difussion forms as soon as we will be able to count with adecuate resources and trainning. It is our believe that this example will be helpful and encouraging to archivists in charge of small and medium centers.
