Secretaria virtual para la oficina digital

• Autores: David Cantelar Martín, María Jesús García Vicente, Javier Ortuño Pérez
• Localización: Comunicaciones de Telefónica I+D, ISSN 1130-4693, Nº. 31, 2003 (Ejemplar dedicado a: La oficina y el hogar digital), págs. 123-134
• Idioma: español
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• Resumen

  • La rápida penetración en el mercado de las nuevas tecnologías de telecomunicación y gestión de la información, y una abierta predisposición de la empresa a la adopción de estas tecnologías, está haciendo posible una aproximación al concepto de "oficina digital". Sin embargo, se está llegando a una definición del concepto que va más allá de la "oficina sin papeles", ya que no se trata exclusivamente de procesar, almacenar y gestionar la información en formatos electrónicos. Se trata de disponer de acceso a las aplicaciones, a la información, a los procesos y a las personas desde cualquier lugar, y en cualquier momento. Más aún, se trata de que la oficina "me siga" cuando y como quiera, en lugar de tener que "ir a la oficina", convirtiendo en definitiva la oficina digital en una "oficina virtual". Así, a los servicios habituales de e-mail, gestión de documentos, calendario o libreta de direcciones, se incorporan nuevas necesidades como la mensajería unificada, la atención de llamadas "a la carta" o el acceso a traductores que permitan agilizar los procesos y mantener el control del negocio y la disponibilidad total para la atención directa al cliente.

    Sin embargo, el acceso de las empresas a este tipo de servicios no siempre es factible, considerando el coste e implicaciones que una solución integral que implique infraestructura propia puede suponer, por lo que la disponibilidad de una solución en red que permita proporcionar además un conjunto íntegro de facilidades sin necesidad de inversión añadida para el cliente constituye la vía de entrada de las empresas de cualquier segmento (pequeñas, medianas y grandes), e incluso del usuario particular, a una serie de medios que hasta ahora estaban fuera de su alcance.

    La integración de diferentes tecnologías (reconocedores de voz, conversores de texto a voz, aplicaciones web, acceso a diferentes redes de comunicación, telefonía avanzada, etc.) ha permitido a Telefónica I+D el desarrollo de una aplicación que incorpora múltiples funciones de secretaria, accesibles on-line desde la propia red de Telefónica: el usuario dispone de los servicios de oficina digital, y en concreto del servicio de secretaria virtual, sin necesidades de inversión que vayan más allá de la disponibilidad básica de un ordenador personal, de una conexión tipo ADSL a la red y, opcionalmente, de un teléfono.

    Este artículo describe una panorámica de las tecnologías utilizadas en la oficina digital, así como las estrategias que se han seguido para el desarrollo de las diferentes facilidades y su integración para facilitar el acceso desde la red de Telefónica.