Resumen de Design of a Business Roadmap to improve the document management processes of the Turbo Antioquia district mobility secretary through Cloud Computing

Geider Barrios Chaverra, Diana Cardona

• español

  El desarrollo de este artículo está centrado en realizar un Roadmap o mapa de ruta el cual establece la ruta ideal para mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria de movilidad del distrito de Turbo Antioquia, utilizando los servicios de Cloud Computing.

  La problemática de la entidad está principalmente dada por las fallas presentadas en los procesos de la gestión documental y de archivos, ya que este no cumple con los parámetros de la Ley de archivos difundida por MinTIC.

  La metodología utilizada en este estudio corresponde a investigación aplicada de corte descriptivo. Para llevar a cabo el Roadmap se tuvo en cuenta diez pasos, uno de ellos fue conocer el estado actual de los procesos de la gestión documental y de archivos (AS-IS), determinar los estados deseados o futuros (TO-BE) a través de actividades tendientes a cerrar las brechas, tales como capacitar al personal administrativo o a los del área de los procesos de la gestión documental y archivo teniendo en cuenta los lineamientos del gobierno nacional a través de MinTIC y estándares internacionales. Implementar un sistema de seguridad de la información para la protección de la información en la gestión de trámites.

  El resultado de esta investigación es la realización del diseño del Roadmap, trazando las pautas establecidas para cumplir los indicadores que permiten cerrar las brechas con el objetivo mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria Movilidad del Distrito de Turbo Antioquia.

  Para alcanzar los resultados de esta investigación, se utilizó el enfoque de arquitectura empresarial a través del diseño de un mapa de ruta, cuyo análisis en profundidad permitió conocer el estado actual (AS-IS) de las capacidades y procesos de la entidad, en el área de gestión documental. Esto vinculó a un conjunto de estrategias o actividades particulares a tiempo para cada problema presentado con el objetivo de cerrar las brechas, como un método de solución a cada problema presentado. La solución planteada se conoce como estado futuro (TO-BE), donde se presentan soluciones a los problemas encontrados en los procesos de gestión de documentos. La principal conclusión del trabajo fue que se encontró la utilización del Cloud Computing en el proceso de gestión documental como un elemento fundamental de las nuevas tendencias disruptivas en los procesos de gestión de TI.

• English

  The development context of the project is focused on making a Roadmap which establishes the ideal route to improve the document management processes of the Turbo Antioquia district mobility secretary, using Cloud Computing services.

  The entity's problems are mainly due to the failures presented in the document and files management processes since it does not accomplish with the parameters of the Archives Law issued by the Ministry of ICT.

  The methodology used in this study corresponds to descriptive applied research. To carry out the Roadmap, ten steps were taken into account, one of them was to know the current state of the document and file management processes (AS-IS), determine the desired or future states (TO-BE) through of activities aimed at closing the gaps, such as training administrative personnel or those in the area of document and archive management processes, taking into account the guidelines of the national government through the Ministry of ICT and international standards. Implement an information security system for the protection of information in the management of procedures.

  The result of this project is to carry out the design of the Roadmap, outlining the established guidelines to meet the indicators that allow closing the gaps with the aim of improving the processes of the document management of the Mobility Secretary of the Turbo Antioquia District.

  To achieve the results of this research, the business architecture approach was used through the design of a road map, whose in-depth analysis allows knowing the current state (AS-IS) of the entity's capabilities and processes, in the document management area. This linked to a set of strategies or particular activities in time for each problem presented with the objective of closing the gaps, as a method of solution to each problem presented. The proposed solution is known as the future state (TO-BE), where solutions are presented to the problems found in the document management processes. The main conclusion of the work was that the use of Cloud Computing in the document management process was found as a fundamental element of the new disruptive trends in IT management processes.