INTRODUCCIÓN
Se describen los procesos que hay que seguir para dar de alta nuevos registros de artículos vinculados a un ejemplar de revista.
La entrada a la pantalla de artículos se hace desde la pantalla de Ejemplares. En esta pantalla en primer lugar hay que buscar la revista y el ejemplar concreto y una vez situados en el registro correspondiente pulsar el icono 
Una vez dentro de la pantalla de artículos, y antes de proceder a introducir ningún dato, antes incluso de colocar el cursor en ningúno de los campos, ES OBLIGATORIO CREAR UN NUEVO REGISTRO 
. En ese momento el sistema asignará al registro que estamos visualizando un código urraca que quedará asociado univocamente al artículo que vamos a describir en primer lugar.
A la hora de grabar datos de los artículos, aunque el índice de la revista sea suficientemente claro y completo, es conveniente hacer una revisión en el interior de la revista para comprobar que los datos del índice son los correctos. Esto es especialmente adecuado para completar datos de los autores, frecuentemente abreviados en el índice y desarrollados en la página inicial del artículo.
En el caso de que al finalizar la grabación de los artículos de un ejemplar, o en medio del proceso, nos demos cuenta que hay algún artículo sin incluir, no es necesario mantener el orden de los artículos dentro del ejemplar, sino que el artículo no incluido se añade al final. El sistema se encargará de ordenar los artículos en función de la paginación que se haya definido.
DATOS BÁSICOS DEL ARTÍCULO
Un artículo debe tener al menos un título, un idioma y una página inicial. Vamos a describir cada uno de los campos.
Campo TÍTULO Se introduce el título del artículo tal y como venga en la fuente de información.
Campo IDIOMA TÍTULO En este campo indicamos el idioma del título del artículo. Por defecto aparece el que hayamos definido para la revista o el ejemplar, pero si en el artículo que estamos introduciendo el idioma del título es diferente al definido, aquí puede cambiarse. Este cambio sólo afectará a este artículo concreto.
Campo IDIOMA ARTÍCULO Sirve para definir el idioma en el que está escrito un artículo. Si el idioma que aparece por defecto no coincide con el idioma en el que está escrito el artículo hay que proceder a modificarlo. En el caso de que un artículo esté publicado en más de una lengua existe una opción de "Multilingüe".
Campo SUBTÍTULO Se introduce el subtítulo del artículo, si lo tuviera, tal y como venga en la fuente de información.
El título y el subtítulo del artículo se transcriben en la forma en que consten en la página de inicio del artículo a texto completo, dentro de la publicación, que se considera fuente principal de información.
Si en esa fuente, el título del artículo figura en varias lenguas, se opta por aquella en la que esté redactado el artículo (cualquiera que ésta sea) y se introducen en la opción "más títulos" las versiones del título que aparezcan en lenguas hispánicas (castellano, portugués, catalán, gallego y euskera).
Si además apareciera en dicha fuente el título en otra lengua no hispánica se introduciría en "más títulos" sólo en el caso de que fuera la más destacada tipográficamente.
Para introducir más de un título/subtítulo es preciso pulsar el botón que aparece a la derecha.
Este botón da acceso a otra pantalla en la que podemos añadir los títulos y subtítulos que sean necesarios, definiendo además el idioma de los mismos.
Campo CÓDIGO Es el número urraca correspondiente al artículo. Se genera automáticamente al crear el nuevo registro.
Campo PAG. INICIAL Se incluye, siempre en números arábigos la página inicial del artículo.
En los casos excepcionales en los que el ejemplar incluya parte de sus artículos con un tipo de numeración y otros artículos con otro tipo de numeración (por ejemplo números arábigos y números romanos) y en los casos en que haya más de una numeración correlativa (generalmente ejemplares que incluyen cuadernillos centrales o anexos con numeración propia) hay que valorar la presentación de los artículos en DIALNET. En los casos en que interesa separar dichos artículos de los demás, se puede añadir delante del número de página correspondiente una cifra aleatoria que los distinga perfectamente del resto de los artículos (por ejemplo 100 o 1000) [1]
En los casos de revistas electrónicas en las que los artículos no dispongan de una paginación (es frecuente en artículos publicados en HTML), al ser obligatorio introducir una página inicial, se numeran los artículos que incluye un ejemplar y se les adjudica en este campo el número de orden que tiene dentro del ejemplar, sin incluir página final.
Campo PAG. FINAL Se incluye, siempre en números arábigos la página final del artículo. Tiene que tener un valor superior a la Página inicial, de manera que si el artículo está publicado en una única página este campo no se completa.
Campo PAG. CORRELATIVA Por defecto este campo siempre figura marcado e indica que la numeración de las páginas que componen el artículo es correlativa.
Se desmarca cuando entre la página inicial y la página final del artículo se han incluido páginas correspondientes a otros artículos.
Pestaña 1 AUTORES
Campo CÓDIGO
Indica el código del autor en Urraca. En el caso de que el artículo que estamos describiendo tenga uno o varios autores, debemos proceder de la siguiente manera:
- Nos colocamos en la casilla correspondiente al código de autor y pulsamos en la flecha de la derecha
- Se abre una nueva pantalla de búsquedas
La búsqueda puede hacerse sobre varios campos de los registros de autor al mismo tiempo, y en el orden siguiente:
Primer apellido, Segundo apellido, Nombre y Código de Materia
Si buscamos por más de uno de estos campos se deberá respetar el orden de los mismos al establecer la cadena de caracteres de búsqueda y deberá haber siempre entre ellos un símbolo de truncamiento.
Por ejemplo, para buscar García en la materia18 la búsqueda se realizará:
garcía%%18%
Al introducir la búsqueda pueden usarse indistintamente letras mayúsculas y minúsculas, pero es trascendente tener en cuenta cualquier diacrítico como las vocales acentuadas.
A la hora de hacer búsquedas, cuantos más datos introduzcamos más se va reduciendo el volumen numérico de los resultados.
No obstante, en una primera búsqueda, conviene introducir, al menos en el caso del nombre, sólo la primera letra truncada, para corroborar que el autor que queremos buscar está o no introducido con la inicial del nombre o con el nombre completo. Por otra parte, sólo se debe hacer uso en la búsqueda de los dígitos correspondientes a la materia en aquellos casos en los que, sin esos datos, el resultado de la búsqueda es excesivamente amplio [2]
Si en un proceso de búsqueda nos encontramos con un autor que está ya admitido con datos incompletos y conocemos datos nuevos que pueden enriquecer el registro de dicho autor, hay que comunicarlos al administrador de autoridades para que proceda a modificar dicho registro. De la misma manera, si encontramos inconsistencias o errores en el nombre de un autor o en los artículos que se han adjudicado a determinado autor, se deben comunicar dichas incidencias al administrador de autoridades.
Resultados de la búsqueda de autor
El resultado de la búsqueda es una lista de autores con una ordenación de Oracle que considera cada carácter (letras mayúsculas y minúsculas, letras con o sin acento...) como elementos distintos y así los ordena. Además, en el listado de autores, se presentan:
- Primero los autores que tienen dos apellidos, ordenados por 1º apellido, 2º apellido, y a continuación por el nombre.
- Después, aparecen los autores con un único apellido, ordenados por el nombre.
Junto al nombre del autor aparece, separado por un guión, el código numérico que corresponde a la materia a la que se asocia dicho autor (Ver anexo I). Aunque dicha materia sólo es indicativa, nos da una idea de la pertinencia o no de dicho registro de autor para asociarlo al artículo que se está describiendo.
Además del nombre del autor, en columnas separadas se nos presenta:
- Area
- Materia aclaratoria
- Institución
- Código: corresponde al número Urraca de cada autor
- Tipo:
Si se captura un autor de los alternativos (código I) el sistema recoge el código urraca del autor admitido al que se vincula.
Ante cualquier duda, no obstante, y antes de tomar decisiones de admitir un autor existente o crear uno nuevo, es preceptivo consultar el registro de un autor dudoso y ver la producción científica que del mismo consta en Urraca.
Siempre es preferible crear un autor duplicado que adjudicar a un autor un artículo que no le corresponde.
Campo TIPO DE AUTORIA
Al lado de cada autor aparece una casilla en la que se define la tipología del mismo en relación con la autoría del artículo que estamos describiendo. Por defecto se considera siempre que dicha autoridad es el autor del artículo, pero si su responsabilidad sobre el artículo es distinta (traductor, fotógrafo,...) se pulsa en la flecha de dicha casilla y se escoge el tipo de responsabilidad que se precise.
Además, al lado del tipo de autoría aparece un campo en el que se indica el número de artículos que tiene un autor en Urraca, y un botón "ver artículos". Pulsando este último se accede a una pantalla con una breve descripción de los artículos.
Si alguno de los autores que se encuentran en la lista resultado de la búsqueda puede ser el autor que estamos buscando, pero albergamos dudas al respecto, se puede capturar y a continuación hacer uso de esta opción de ver sus artículos y la revista o revistas en las que están publicados, pudiendo estos datos ser determinantes a la hora de tomar una decisión al respecto.
Si en la búsqueda efectuada para introducir el nombre del autor del registro, no se encuentra la autoridad deseada hay 2 opciones:
De la misma manera, se pulsará este botón cuando queramos hacer búsquedas de un autor concreto para ver los datos completos de su registro, incluidos los artículos que constan en Urraca asociados a su registro de autor.
¿Cómo actuar si el autor del registro no es un autor personal?
Si el autor es una entidad y tenemos interés en que figure dicho autor el proceso a seguir es entrar a la pantalla de autores personales 
y una vez en ella entrar a la pantalla de "Aut. ENTIDADES"
En esa pantalla se hace una búsqueda de la Entidad y si estuviera, se copia el código Urraca. Si no está se procede a crear una nueva. (Puede ver la ayuda para la creación de Autores Entidades)
¿Cómo introducir más de 5 autores?
La pantalla para introducir los autores de un artículo visualiza por defecto 5 líneas. Si se necesita añadir más autores, debe colocarse en el cajetín del código del último autor introducido y pulsar "flecha abajo" del teclado o el tabulador, el sistema crea una nueva línea.
Siguen visualizandose sólo 5 pero puede desplazarse por todos ellos con la teclas "flecha arriba" y "flecha abajo"
Pestaña 2. ENLACES
Cuando un artículo dispone de versión electrónica en Internet, se abre la pestaña "Enlaces". De momento sólo se usa el campo "Url" y en él se copia la URL del artículo en cuestión.
Siempre hay que escribir la URL completa, incluyendo http://.
En el caso de que haya más de una URL para un mismo artículo, bien porque el artículo esté en distintos documentos en función de distintos idiomas, bien porque el artículo está editado en más de una página html, existe un botón, similar al que hemos visto en el campo título, que permite añadir otras URL.
Pestaña 3. DESCRIPTORES/RESÚMENES
Cuando un artículo dispone de descriptores y/o resúmenes, se abre la pestaña "Descriptores/Resúmenes".
En principio se presenta un único campo para descriptores y otro para resumen. En ambos casos hay un campo para indicar el idioma en el que se encuentra el resumen que estamos introduciendo y hay un icono que permite abrir más el campo en el caso de que queramos ver el total del contenido 
En el caso de que haya resúmenes y/o descriptores en más de un idioma existe un botón, similar al que hemos visto en el campo título, que permite añadir otros resúmenes y/o descriptores.
Como norma general, en el caso de que el resumen aparezca en más de una lengua, si una de ellas es el castellano, se prefiere éste como resumen principal.
Si no existe resumen en castellano, se prefiere como resumen principal el que esté en la lengua en la que está escrito el artículo.
En la opción de "otros resúmenes" se pueden añadir los resúmenes que se quiera, procurando incluir aquellos que estén en otras lenguas hispánicas.
Pestaña 4. RESEÑAS
Esta pestaña se utiliza para establecer una relación entre el registro y el documento que se reseña.
Campo A
En este campo se define el tipo de documento, por defecto aparece libro
Campo Código
En este campo se realiza una búsqueda, para localizar el código del documento reseñado. Dicha búsqueda se puede hacer también desde Dialnet y, si el usuario tiene permisos para ver los códigos urraca de los documentos, se puede copiar dicho código y pegarlo directamente sobre este campo.
Si documento que estamos buscando es un libro y no está incluido ya en Dialnet, podemos crearlo pulsando sobre el icono 
(véase apartado libros)
Emitir alertas del ejemplar
En el caso de ejemplares actuales no hay que olvidar emitir las alertas una vez acabado el proceso de grabación de todos los artículos.
Para ello hay que volver a la pantalla de ejemplares y pulsar el botón 
[1] El resultado final es una paginación ficticia, pero que permite ordenar el conjunto de artículos y da unas pistas razonables para la localización del artículo dentro del ejemplar.
[2] Téngase en cuenta que la materia asociada a un autor es un elemento de cierta inestabilidad desde el momento que un autor ha podido ser incluido en una disciplina a raíz de los contenidos del primer artículo que ha entrado en Urraca, y en realidad puede estar más vinculado a una disciplina distinta, o bien puede asociarse a dos disciplinas (en ese caso el campo de nota interna no participa en la cadena de caracteres sobre la que se efectúa la búsqueda)
